Das Compliance-System der SCHWÄBISCH HALL WOHNEN GmbH

Das Compliance-System steht auf drei Säulen:

Mit Hilfe dieser Säulen schaffen wir ein Fundament, mit dem wir sicherstellen wollen, dass unser Geschäft im Einklang mit Recht und Gesetz sowie mit unseren Werten steht.

I. Vorbeugen

Die erste Säule unseres Compliance-Systems dient der Prävention. Wir wollen unseren Mitarbeitern eine Orientierung geben, wie sie sich bei Compliance-relevanten Themenstellungen zu verhalten haben. Die von der Compliance-Abteilung entwickelten Maßnahmen und Prozesse wirken auf regelkonformes Verhalten hin und unterstützen damit die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit.

1. Compliance-Risikobewertung

Basis eines jedes Compliance-Programms ist die Identifizierung der wesentlichen rechtlichen Regelungen, deren Nichteinhaltung erhebliche finanzielle oder reputative Auswirkungen haben können. Deshalb führt die Compliance-Abteilung jährlich in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen entsprechende Risikobewertungen durch, aktualisiert diese und leitet daraus Maßnahmen zur Risikoverringerung ab.

2. Richtlinien und Verfahren

a) Verhaltenskodex

Die SCHWÄBISCH HALL WOHNEN GmbH hat sich dem gemeinsamen Verhaltenskodex der Schwäbisch Hall-Gruppe angeschlossen. Mit dem Verhaltenskodex wird die Verantwortung gegenüber unseren Kunden, Geschäftspartnern, Anteilseignern, Mitarbeitern und der Gesellschaft zum Ausdruck gebracht.

Der Verhaltenskodex gibt den Mitarbeitern eine Orientierung in der Vielfalt der bestehenden rechtlichen und ethischen Regeln. Die im Verhaltenskodex in Bezug auf Kunden und Geschäftspartner zum Ausdruck gebrachten Werte sind Fairness, Professionalität, Transparenz, Respekt und das genossenschaftliche Selbstverständnis „Hilfe zur Selbsthilfe“. Der Umgang der Mitarbeiter untereinander zeichnet sich durch gegenseitigen Respekt, Vertrauen, Ehrlichkeit und Toleranz aus.

b) Geschenke-Richtlinie

Die Geschenke-Richtlinie zeigt auf, welche Geschenke, Geschäftsessen und Einladungen zu Veranstaltungen noch als angemessenen betrachtet werden und nicht den Anschein erwecken, dass hierdurch Geschäftspartner beeinflusst werden sollen.

c) Richtlinie zur Verhinderung strafbarer Handlungen

Die Entdeckung von wirtschaftskriminellen Handlungen beruht in besonderem Maße auf der Aufmerksamkeit aller Mitarbeiter. Ein möglichst hoher Sensibilisierungsgrad und ein entsprechendes Bewusstsein aller für das möglichst frühzeitige Erkennen von solchen Handlungen ist die beste Präventionsmaßnahme. Diesem Zweck dient die Richtlinie zur Verhinderung strafbarer Handlungen.

d) Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Die SCHWÄBISCH HALL WOHNEN GmbH hat eine Vielzahl von Maßnahmen zum Schutz gegen den Missbrauch durch Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ergriffen. Durch das Einhalten von hohen Standards wird ein effektives Präventionsniveau gegen diese Straftaten gewährleistet und Reputationsschäden vermieden.

e) Kartellrechts-Compliance

Im Rahmen jährlicher Schulungsmaßnahmen werden relevante Mitarbeiter sensibilisiert, um etwaigen Verstößen gegen kartellrechtliche Vorgaben vorzubeugen.

f) Geschäftspartner-Prüfung

Die SCHWÄBISCH HALL WOHNEN GmbH arbeitet nur mit integren Geschäftspartnern zusammen. Deshalb werden potenzielle Geschäftspartner risikoorientiert einem Compliance-Check unterzogen. Auf Basis der Ergebnisse dieses Checks wird dann über eine Zusammenarbeit entschieden.

3. Schulung

Die Mitarbeiter werden regelmäßig zu Compliance-Themen geschult. Hierbei sind für uns vor allem Themenfelder wie Korruptionsbekämpfung, die Einhaltung des Kartellrechts und die Verhinderung von strafbaren Handlungen im besonderen Fokus.

4. Beratung

Die Compliance-Abteilung steht den Mitarbeitern in allen Fragen rund um Compliance gerne zur Verfügung. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit ist dabei selbstverständlich.

II. Erkennen

Die zweite Säule des Compliance-Systems hat zum Ziel, regelwidriges Verhalten zu erkennen.

1. Hinweisgebersystem

Die SCHWÄBISCH HALL WOHNEN GmbH hat zur Prävention gegen Wirtschaftskriminalität sowie zum Schutz der Reputation ein Hinweisgebersystem zur Übermittlung möglicher Verdachtsfälle von Wirtschaftskriminalität eingerichtet. Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner haben die Möglichkeit, solche Hinweise über ein E-Mailportal oder telefonisch anonym zu melden.

2. Compliance-Audits

Anhand von Compliance-Audits wird überprüft, ob die Compliance-relevante Vorgaben im Rahmen der Geschäftstätigkeit beachtet werden. Schwachstellen werden hierdurch ermittelt, Sensibilisierungsmaßnahmen durchgeführt und Maßnahmen zur Vermeidung von Compliance-Risiken abgeleitet.

3. Compliance-Untersuchungen

Die Compliance-Abteilung führt Untersuchungen bei Compliance-Verstößen durch. Die Untersuchungen tragen der Unschuldsvermutung, den Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats und dem Datenschutz Rechnung. Abgeschlossene Untersuchungen bieten wichtige Anhaltspunkte für Verbesserungsmöglichkeiten.

III. Reagieren

Aufgedeckte Regelverstöße sind auf mögliche Konsequenzen zu prüfen und mögliche Verbesserungsmaßnahmen des Compliance-Systems sind zu hinterfragen. Dem dient die dritte Säule des Compliance-Systems, das Reagieren.

1. Ahndung von Fehlverhalten

Die konsequente Ahndung von Regelverstößen setzt ein wichtiges Zeichen für die Glaubwürdigkeit eines Compliance-Systems. Die Compliance-Abteilung reagiert zusammen mit den Fachbereichen, insbesondere mit der Personalabteilung fallbezogen auf Compliance-Verstöße.

2. Weiterentwicklung des Compliance-Systems

Die Erkenntnisse aus der Aufklärung von Fehlverhalten werden genutzt, um das Compliance-System zu optimieren. Darüber hinaus wird geprüft, ob identifizierte Schwachstellen abgestellt wurden. So wird sichergestellt, dass wichtige Erkenntnisse aus aufgedeckten Fehlverhalten das Compliance-System weiter verbessern.

IV. Kontakt

Bei allen Fragen rund um Compliance können Sie sich gerne an uns wenden:

Dr. Dirk Otterbach,
Tel: +49 791/46-5322

Dr. Alexander Kraus,
Tel: +49 791/46-6035

Katrin Daum,
Tel: +49 791/46-9833

oder compliance@schwaebisch-hall.de

Hinweisgebersystem

Zur Prävention gegen Wirtschaftskriminalität sowie zum Schutz der Reputation und der Vermögenswerte der SCHWÄBISCH HALL WOHNEN GmbH haben wir ein Hinweisgebersystem zur Übermittlung möglicher Verdachtsfälle von Wirtschaftskriminalität eingerichtet.

Hinweisgebersystem der SCHWÄBISCH HALL WOHNEN GmbH

Sofern Sie mögliche Verdachtsfälle nicht direkt an Ihre Ansprechpartner mitteilen wollen, haben Sie die Möglichkeit solche Hinweise über ein E-Mail-Portal oder über ein Telefonportal zu melden. Bei beiden Portalen können die Verdachtsfälle anonym gemeldet werden.

Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Fälle von Wirtschaftskriminalität, welche sich zu Lasten der SCHWÄBISCH HALL WOHNEN GmbH auswirken können, aufzudecken und fördern hierdurch unseren nachhaltigen Erfolg.

Weitere Informationen

Wir möchten mit diesem Hinweisgebersystem die Möglichkeit schaffen, Fälle von Wirtschaftskriminalität, schädigende Verhaltensweisen und Risiken aufzudecken und aufzuklären, welche die SCHWÄBISCH HALL WOHNEN GmbH, deren Reputation und Vermögenswerte gefährden können. Möglicherweise sind Ihnen solche Themen bekannt und Sie möchten diese bei Vorgesetzten oder sonstigen zur Verfügung stehenden Ansprechpartnern nicht offen ansprechen. Dieses Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Verdachtsmeldung anonym abzugeben um beispielsweise Fällen von Banken-/ Finanzkriminalität, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Korruption, Betrug, Bestechung und Vorteilsannahme oder sonstigen strafbaren Handlungen keine Chance zu geben.

Sämtliche Hinweise, die Sie über dieses Portal abgeben, werden streng vertraulich behandelt. Sofern Sie Ihren Namen nicht angeben möchten, stellen wir durch technische Maßnahmen sicher, dass Ihre Meldung anonym bleibt.

Wir möchten Sie dennoch ermutigen, Ihren Namen bei der Nutzung dieses Systems zu nennen und werden die gemeldeten Informationen stets vertraulich behandeln. Mitarbeiter, die ein vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten in gutem Glauben (also mit der Überzeugung, dass der dargestellte Sachverhalt der Wahrheit entspricht) melden, haben keine negativen Folgen zu befürchten. Auch wenn sich der gemeldete Verdacht nach einer erfolgten Untersuchung nicht bestätigen sollte, hat dies keine negativen Auswirkungen für die Hinweisgebenden zur Folge.

Anonymes E-Mail-Portal

Über folgenden Link erhalten Sie Zugang zu einer von der Schwäbisch Hall Wohnen GmbH getrennten online-Plattform, über welche Sie Ihren Hinweis abgeben können. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zum Ablauf des Meldeprozesses und der Anonymität.

Ihr anonymes Hinweisgeberportal

https://www.whistle-blow.org/sha-wohnen

Unser externer Dienstleister hat die URL für das Hinweisgebersystem eingerichtet. Hiermit können nun anonym Hinweise abgegeben werden.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sie die vorbenannte URL von jedem internetfähigen Endgerat (Smartphone, Computer etc.) verwenden können.

Ihre direkten Ansprechpartner

Wir möchten Sie dazu ermutigen, bei verdächtigen Vorfällen zunächst auf unsere direkten Ansprechpartner zuzugehen. Diese stehen für Sie zur Verfügung um Vorfälle z. B. aus dem Bereich Geldwäsche, Korruption, Vorteilsannahme, Betrug und weitere Fälle von Wirtschaftskriminalität, welche zu einem Reputationsverlust oder Vermögensschaden der Schwäbisch Hall Wohnen GmbH führen können, zu melden.

Ihre Ansprechpartner

Dr. Dirk Otterbach
Tel.: +49 791 46 5322
Mail: compliance@schwaebisch-hall.de

Dr. Alexander Kraus
Tel.: +49 791 46 6035

Katrin Daum
Tel.: +49 791 46 9833